Rechnung schreiben: So werden Startups schneller bezahlt

Als Gründer kennst du diese Situation vermutlich: Du hast deinem Kunden eine Rechnung gesendet – und wartest nun schon ewig auf dein Geld. Willst du deine Kunden dazu bewegen, schnell zu bezahlen, solltest du beim Rechnung schreiben folgende Tipps befolgen:

Rechnung schreiben und versenden – am besten online

Per Internet geht heute fast alles schneller. Statt mit der Schneckenpost solltest du also auch deine Rechnungen online schreiben und versenden. Dadurch sparst du nicht nur Druck-, und Portokosten und den Gang zur Post – dein Kunde erhält deine Rechnung auch sofort. Und kann dadurch schneller bezahlen.

Online-Zahlungsoptionen auf der Rechnung anbieten

Ein weiterer wichtiger Punkt für eine schnelle Bezahlung: Online-Zahlungsoptionen! Wenn du eine Rechnung schreiben möchtest, solltest du unbedingt Online-Zahlungsoptionen wie PayPal anführen. Dadurch kann dein Kunde ganz einfach per Klick auf den „Jetzt bezahlen“ Button deine Rechnung begleichen – und muss nicht erst umständlich eine Überweisung durchführen. Der Effekt: Deine Kunden bezahlen dich um bis zu 10% schneller!

Rechnung schreiben mit Skonto

Um die Zahlungsbereitschaft deiner Kunden zu erhöhen, ist eine weitere Maßnahme sinnvoll: Skonto. Skonto ist ein Preisnachlass, den du Kunden bei frühzeitiger Zahlung gewährst – meist in Höhe von 3% oder 4% des Rechnungsbetrags. Beim Rechnung schreiben also unbedingt einen Hinweis auf Skonto vermerken – dadurch schaffst du effektive finanzielle Anreize für deine Kunden, schnell zu bezahlen!

Vor allem am Anfang der Erfolgkurve müssen Startups genau rechnen, damit sie über die Runden kommen.

Vor allem am Anfang der Erfolgkurve müssen Startups genau rechnen, damit sie über die Runden kommen.

Stornos vermeiden: Rechnungsangaben vollständig anführen

Was kann den Zahlungsprozess noch in die Länge ziehen? Falsche oder unvollständige Rechnungen. Denn dann muss dein Kunde erst bei dir reklamieren, du musst eine neue Rechnung schreiben und versenden – und erst dann wird dein Kunde bezahlen. Achte darum darauf, dass deine Rechnung vollständig und richtig ist, bevor du sie versendest. Hier kurz und knackig alle wichtigen Rechnungsangaben:

  • Adressdaten von dir und deinem Kunden
  • Deine Steuernummer
  • Rechnungsnummer
  • Rechnungsdatum
  • Leistungsdatum / Lieferdatum
  • Produktbeschreibung (Menge, Art)
  • Rechnungssumme (Nettopreis, Umsatzsteuersatz und –betrag, Bruttopreis)

Achtung: Kleinunternehmer sind umsatzsteuerbefreit. Wann immer du also als Kleinunternehmer eine Rechnung schreiben musst, achte darauf, dass sie keine Umsatzsteuer enthält.

Beim Rechnung schreiben Zahlungsfrist nicht vergessen

Das kennst du vermutlich: Wenn du dir eine Deadline für eine Aufgabe setzt, gerät sie nicht so leicht in Vergessenheit. Und du fühlst dich dazu verpflichtet, sie pünktlich zu erledigen. Dasselbe gilt auch für deinen Kunden: Vermerkst du beim Rechnung schreiben eine Zahlungsfrist, fühlt sich dein Kunde auch an dieses Datum gebunden. Und wird in aller Regel auch im angegebenen Zeitraum bezahlen.

Kontakt-, und Zahlungsinformationen auf der Rechnung angeben

Wahrscheinlich ist dieser Punkt für dich selbstverständlich – aber wir weisen trotzdem noch einmal darauf hin: Es ist wichtig, dass du neben den „Pflichtangaben“ auf deiner Rechnung auch noch weitere freiwillige Angaben machst. Besonders wichtig: Kontakt-, und Zahlungsinformationen. Über Kontaktdaten wie Telefonnummer und Email-Adresse kann dich dein Kunde schnell erreichen, wenn er Fragen zu deiner Rechnung hat. Und kann sie danach schnell begleichen – sofern er direkt auf der Rechnung deine Zahlungsinformationen findet.

Zahlungseingänge regelmäßig überprüfen

Läuft es bei dir vielleicht häufig so ab: Rechnung schreiben – versenden – vergessen? Vielleicht denkst du dir ja: Ein ehrlicher Kunde wird schon irgendwann bezahlen.

Falsch. Denn auch der ehrlichste Kunde kann einmal eine Rechnung vergessen. Darum ist es wichtig, dass du den Überblick über deine bezahlten und unbezahlten Rechnungen behältst. Überprüfe deine Zahlungseingänge regelmäßig – und kontaktiere deine Kunden, sobald die Zahlungsfrist überschritten ist.

Nur so stellst du wirklich sicher, dass keine Rechnung in Vergessenheit gerät – und du schnell bezahlt wirst.

Über den Autorin

Andrea Lackner arbeitet als Buchhaltungsexpertin für das Rechnungsprogramm Debitoor. Dabei unterstützt sie Gründer, Kleinunternehmer und Freelancer bei ihrer Rechnungsstellung. Mit Debitoor ist das ganz einfach: Auch Gründer ohne BWL-Kenntnisse können damit schnell und automatisiert ihre Rechnungen schreiben, versenden und verwalten – und werden schneller von ihren Kunden bezahlt.

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