Messevorbereitung für Startups

Messemarketing ist aufgrund zahlreicher kostengünstiger Möglichkeiten, insbesondere das eigene Startup online zu präsentieren, über die Zeit etwas eingestaubt. Doch wenn man die richtigen Dinge beachtet und den Messeauftritt ausreichend plant, dann kann gerade für Startups ein Messestand ein guter Hebel sein, um die Entwicklung weiter voranzubringen. Je nach Messe kann der Fokus auf Kundengewinnung oder Partnerakquise sowie Marktanalyse liegen. Am Beispiel der BULLAZO GmbH zeigen wir euch, wie Startups ihren Messeauftritt erfolgreichen vorbereiten können. Dazu haben wir die Vorbereitung in zwei Kategorien aufgeteilt: Strategische und operative Vorbereitung.

Strategische Vorbereitung

Erwartungen an einen Messeauftritt

Vorab ein kleiner Disclaimer: Man sollte eine Messe nicht als Umsatz-Booster verstehen! Bei den ersten Messeauftritten geht es vorerst darum, Informationen zu sammeln und Kontakte zu knüpfen. Die richtige Zielsetzung und Erwartungshaltung ist somit sehr wichtig.

Wir wussten bei unserem ersten Messeauftritt, dass die von uns ausgewählte Messe zwar für die Platzierung der Jahresmengen im Einzelhandel bekannt ist, aber unser Ziel war es, den Markt besser kennenzulernen, Kunden sowie Konkurrenz zu analysieren, Feedback zu unseren Produkten und unserem gesamten Markenauftritt zu erhalten und erste Kontakte zu potentiellen Partnern zu knüpfen.

Auswahl der Messe

Je nach Branche, Produkt oder Dienstleistung kann es eine riesige Auswahl an Messen geben, die für einen Messeauftritt in Frage kommen. Doch welche ist jetzt die richtige? Wenn man die Zeit hat und sich nicht sicher ist, ob sich die Messe eignet: nach Möglichkeit als Besucher hinfahren. So durchläuft man die Messe direkt aus Besuchersicht und kann ggf. schon erste Kontakte zu interessanten Ausstellern knüpfen und Informationen über den Nutzen des Messeauftritts ergattern. Am besten besucht ihr die Messe an einem der letzten Messetage, damit ihr die Austeller nach der Erfüllung ihrer Erwartung an die Messe befragen könnt.

Aber auch die alten Hasen können wichtige Infos liefern. Sie können euch meistens nützliche Hinweise über den Messeverlauf geben, wie beispielsweise an welchen Tagen die meisten Besucher anwesend sind oder welche Tage sich für welche Besuchergruppen (Presse / unterschiedliche Kundengruppen, wie Großhändler oder Einzelhändler / potentielle Partner etc.) auszeichnen. Hierbei kann man sich grob danach richten, dass die geschäftlichen Besucher meistens an Wochentagen zu Besuch sind, während private Kunden oder Ladenbesitzer, die in der Woche selbst arbeiten müssen und weitere Interessenten eher an den Wochenenden ihren Weg auf die Messe finden.

Stakeholder und Zielgruppe

Messen sind ein Ort, an dem ganz viele Stakeholder, die unterschiedliche Ansprüche an das Unternehmen haben, zusammenkommen. Dementsprechend ist eine strategische Vorbereitung enorm wichtig, um allen Ansprüchen gerecht zu werden. Bei unserem ersten Messebesuch hatten wir beispielsweise Kontakt mit der Presse, potentiellen Investoren, Geschäfts- bzw. Vertriebspartnern, privaten sowie gewerblichen Kunden und der Konkurrenz. Je nachdem wie die Unternehmensziele gesetzt sind, fokussiert man sich mit dem Messebesuch auf einen Teil der eben benannten Stakeholder. Jedoch darf nicht vergessen werden, dass alle der Stakeholder in einer angemessenen Art und Weise versorgt werden müssen, sobald diese den Stand betreten. Wenn man sich auf eine Zielgruppe festgelegt hat, dann kann durch gezieltes Messemarketing versucht werden, die Vertreter der Zielgruppe für einen Besuch des Messestandes zu begeistern.

Der Stand von Bullazo auf der ILM Offenbach.

Der Stand von Bullazo auf der ILM Offenbach.

Operative Vorbereitung

Messemarketing

Vor der Messe

Das Messemarketing ist ein wichtiges Element, das den Erfolg enorm beeinflussen kann. Je nachdem welche Art von Messe ausgesucht und welche Ziele gesetzt wurden, kann das Messemarketing voneinander abweichen. In unserem Fall haben wir uns auf die Fachbesucher, Presse und andere Austeller konzentriert, um unseren Bekanntheitsgrad zu erhöhen, Feedback zu unserer Marke und Produkten zu erhalten und potentielle Vertriebspartner zu akquirieren. Diesbezüglich sollte man sich unter Anbetracht der zur Verfügung stehenden Mittel und Zeit Gedanken machen, wie bereits vor der Messe sichergestellt werden kann, dass genügend Vertreter der Zielgruppe den Stand besuchen bzw. Vorort Termine vereinbart werden können. Wir haben den klassischen Weg gewählt und zunächst unsere bekannten Stakeholder zu unserer Messe eingeladen oder Meetings auf die Messe verlegt. Des Weiteren haben wir die Messe als Hebel genutzt, um potentielle Vertriebspartner, die ebenfalls auf der Messe vertreten sind, zu kontaktieren und zu persönlichen Gesprächen einzuladen.

Des Weiteren müsst ihr sicherstellen, dass ihr eure Besucher auch mit genügend Informationsmaterialien versorgt. Am besten vorab schlau machen, welche Informationen Fachbesucher und private Besucher benötigen. In unserem Fall handelte es sich dabei um Lookbooks, Produktkataloge sowie Preislisten für den Einzelhandel. Des Weiteren sind Give-Aways immer gerne gesehen bei Standbesuchern jeglicher Art. Merchandise hat zwar keinen direkten Einfluss auf den Messeerfolg, aber es zieht die Besucher an den Stand und hält sie dort auch für eine kurze Weile. Wobei wir sagen müssen, dass Give-Aways auf Fachmessen eine geringere Bedeutung zugeschrieben wird.

Da man auf Messen die außergewöhnlichsten Dinge zu sehen bekommt und eine regelrechte Reizüberflutung verursacht wird, stumpft man als Besucher schnell ab und schenkt selbst vermeintlich interessanten Ständen keine Beachtung. Um nicht zu dieser Kategorie der Stände zu gehören sollte man mit ansprechenden Maßnahmen versuchen, die Aufmerksamkeit der Besucher auf sich zu ziehen.

Da wir bei unserem ersten Messebesuch nur begrenzte Mittel zur Verfügung hatten, haben wir versucht mit Produkten anderer Startups neue Reize bei Messebesuchern zu setzen und auf uns aufmerksam zu machen. So haben wir neben unseren Business Accessoires auch einen Elektroroller auf unserem Stand präsentiert, der speziell auf Geschäftsleute angepasst ist und auch in Bahn oder Bus problemlos transportiert werden kann. Des Weiteren haben wir außergewöhnliche Snacks und Getränke von anderen Unternehmen gesponsert bekommen, um den Standaufenthalt für Besucher interessanter zu gestalten. In unserem Messestand haben wir außerdem den Claim BULLAZO Münster integriert. So kamen wir mit vielen Münsteranern ins Gespräch und haben einen lokalen Bezug hergestellt.

Während der Messe

Auch während der Messe ist es noch nicht zu spät, um die potentielle Zielgruppe für einen Besuch auf dem eigenen Messestand zu begeistern. Je nachdem auf welcher Zielgruppe der Fokus liegt, können solche Aktionen unterschiedliche Formen annehmen. So haben wir beispielsweise, um die breite Masse anzusprechen, Gutscheine für unsere Produkte verteilt, um die Besucherzahl auf unserem Stand zu erhöhen. Auch wenn die privaten Kunden nicht unser Hauptzielgruppe waren, haben wir somit das Treiben auf unserem Stand erhöhen können und ein voller Stand lockt meistens auch die Presse sowie potentielle Partner auf den Stand. Eine Tafel mit regelmäßig wechselnden lustigen Sprüchen, passend zur aktuellen Stimmung und Uhrzeit, hat ebenfalls für interessierte Blicke gesorgt und uns mit vorbeigehenden Besuchern ins Gespräch gebracht.

Einweisung des Personals

Ebenso wichtig ist die Planung des Messepersonals. Denn wie schon eben erwähnt wurden, werden unterschiedlichste Stakeholder den Stand besuchen und müssen mit passenden Informationen, Materialien oder Produkten versorgt werden. Die Mitarbeiter müssen dementsprechend vorbereitet sein, um auch der Presse die richtigen Antworten entgegenbringen zu können. Somit ist eine Einweisung und Ausgabe von spezifischem Informationsmaterial für die Mitarbeiter vor Messebeginn unabdingbar.

Messestand

Die erste Frage die bei den meisten Startups, die bisher noch keine Messeerfahrung haben, aufkommt, lautet: Lohnt sich der Bau eines kompletten Messestandes, für eine Messe, auf der ich zum ersten Mal Aussteller bin? Wir sind der Meinung: Ja, da du dich auf der Messer genau so der Öffentlichkeit präsentierst, wie mit beispielsweise deiner Webseite. Somit sollte man auch hier in einen qualitativ hochwertigen Auftritt investieren. Um das ganze jedoch so effizient wie möglich zu gestalten, empfehlen wir im Baukastenprinzip zudenken. So kann man erst einmal mit den Basics anfangen und den Stand mit der Zeit immer weiter ausbauen. Des Weiteren kann man den Stand somit an unterschiedliche Umgebungen anpassen und diesen auch für Events im Büro und andere Veranstaltungen nutzen.

Hier noch ein paar Tipps, die die Gestaltung des Messestandes beeinflussen sollten:

  • Gutes Licht, die Produkte und Marke müssen richtig in Szene gesetzt werden
  • Sitzmöglichkeit, um Besucher dem Standbesuch so angenehm wie möglich zu gestalten
  • Stauraum, der das Erscheinungsbild bestenfalls nicht beeinflusst
  • Grundlegende Infomaterialien auf Griffhöhe präsentieren damit Kunden auch im Vorbeigehen zugreifen können
  • Detailliertes Infomaterial sowie Produkte sichtbar aber eher tiefer im Stand präsentieren damit man wirklich interessierte Besucher direkt herausfiltern kann

Fazit

Die Vorbereitung einer Messe ist ein sehr komplexes Thema und kann natürlich bis ins kleinste Detail optimiert werden. Jedoch ist das natürlich auch immer eine Frage des Budgets bzw. der Kosten-Nutzen Kalkulation. Wir konnten aufgrund der ebenen genannten Maßnahmen die Kosten verhältnismäßig gering halten und haben wichtige Erkenntnisse, Kontakte sowie Partnerschaften wieder mit nach Hause nehmen können. Gerade für junge Unternehmen, die sich noch keinen Namen gemacht haben, keine Vertriebspartner besitzen und sich noch um eine Positionierung am Market bemühen müssen, ist eine Messe sicherlich eine gute Investition. Jedoch muss im Einzelfall unter Berücksichtigung von internen und externen Einflussfaktoren entschieden werden, ob sich ein Messeauftritt im Verhältnis zu anderen Marketingmaßnahmen rentieren könnte. Letztlich kann man auch hier sagen: Probieren geht über Studieren. Wir hoffen, euch eine paar wertvolle Tipps mitgeben zu haben und wünschen euch viel Erfolg bei eurem ersten Messebesuch.

Über den Autor
Matthias Vrieler ist trotz seines jungen Alters bereits seit mehreren Jahren erfolgreicher Unternehmer. Schon neben seiner Ausbildung und akademischen Laufbahn war er unternehmerisch tätig. Im Mai 2015 gründete er dann das Unternehmen BULLAZO, welches für seine Business Accessoires bekannt ist.

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